MDT-urenregistratie: uren en bewijs per deelnemer

Waarom de uren zo belangrijk zijn

Een traject telt alleen als afgerond als het minimum aantal uren van de variant is gehaald: 80 uur voor MDT-basis en MDT-extra, 200 uur voor MDT-plus en 320 uur voor MDT-intensief, binnen ten hoogste zes maanden. Ontbreekt bewijs voor een deel van die uren, dan wordt het traject een fout of een onzekerheid in de verantwoording. Boven de 2% fouten en onzekerheden krijgt u geen goedkeurend oordeel meer.

Wat legt u per urenregel vast?

de datum van de activiteit (nooit in de toekomst, en binnen de looptijd van het traject);
de deelnemer of, bij een groepsactiviteit, alle aanwezige deelnemers;
de soort activiteit en het aantal uren;
de begeleider of coach;
wie de uren invoerde en wanneer;
wie de uren goedkeurde en wanneer;
eventueel een bewijsstuk: presentielijst, foto, verslag of bevestiging.

Groepsuren registreert u één keer per sessie met een presentielijst; elke aanwezige deelnemer krijgt dan dezelfde uren. Individuele uren registreert u per deelnemer, bijvoorbeeld voor coachgesprekken of zelfstandige opdrachten.

Aftekenen: deelnemer én leidinggevende

Het accountantsprotocol vraagt dat de urenregistratie bij afgeronde trajecten is getekend door de deelnemer en geautoriseerd door een leidinggevende die zicht heeft op de gemaakte uren. De werkwijze moet aansluiten op de gewone bevoegdheden en procedures binnen uw organisatie en die van de partners.

Termijn: uren worden binnen maximaal 4 tot 6 weken na afloop van de maand geautoriseerd. Zowel de uren en de datum van opgave als de autorisatie van de leidinggevende moeten gelogd zijn. Een stapel handtekeningen aan het einde van het project is dus niet genoeg.

Bewijsstukken en onderliggende documentatie

De registratie wordt onderbouwd met documenten waaruit blijkt dat de jongere aan trajectactiviteiten heeft deelgenomen. Voorbeelden:

een intakedocument of trajectplan, bij voorkeur ondertekend, met start- en einddatum;
een logboek of tussentijdse evaluatie;
presentielijsten van activiteiten of bijeenkomsten;
bij afronding: een MDT-certificaat of een door de deelnemer ondertekende urenstaat;
bij vroegtijdig stoppen: een verklaring, gespreksverslag, bevestigingsmail of chatbericht met de reden; bij no-show een registratie van meerdere contactpogingen.

Het addendum bij het protocol 2023–2024 maakt duidelijk dat niet alle documenttypen verplicht zijn: het gaat om een combinatie die aantoont dat het traject is afgerond, of hoeveel uur wél is besteed.

Veelgemaakte fouten

Uren die buiten de looptijd van het traject vallen, of een traject dat langer loopt dan zes maanden.
Meer dan 24 uur op één dag, of dezelfde sessie dubbel ingevoerd.
Uren die maanden later in één keer worden goedgekeurd.
Uren die achteraf zijn aangepast of verwijderd zonder dat zichtbaar is door wie en waarom.
Groepsactiviteiten zonder presentielijst.
Uren van partners in een eigen bestand dat niet aansluit op de centrale registratie.

Urenregistratie in MDT Control

MDT Control is gebouwd rond deze eisen. Coaches registreren groeps- en individuele uren met bewijsstukken. Een coördinator keurt ze goed, en registraties die langer dan vier weken na de maand open staan worden gemarkeerd. Deelnemers bevestigen hun uren in een eigen portaal; voor deelnemers zonder login print u de urenstaat en laat u die ondertekenen. Goedgekeurde uren kunnen alleen met een reden worden verwijderd, en elke wijziging staat in de audit-log. Bij afronden controleert het systeem of het minimum aantal uren binnen de looptijd is gehaald.

Verantwoording die klopt, zonder Excel-stress

MDT Control is het portaal voor MDT-organisaties: trajecten, uren, deelnemersregistratie en verantwoording in één omgeving, afgestemd op het accountantsprotocol. Probeer het 7 dagen gratis met voorbeelddata.

Probeer 7 dagen gratis Bekijk de tarieven

Veelgestelde vragen

Moeten MDT-uren door de deelnemer worden getekend?

Ja. Volgens het accountantsprotocol MDT is de urenregistratie bij afgeronde trajecten getekend door de deelnemer en geautoriseerd door een leidinggevende die zicht heeft op de uren.

Tellen uren buiten de looptijd van het MDT-traject mee?

Een traject heeft een maximale looptijd van zes maanden (MDT-plus minimaal drie maanden). Het minimum aantal uren moet binnen die looptijd zijn gemaakt om het traject als afgerond te laten tellen.

Wat is goed bewijs voor MDT-uren?

Een combinatie van een intakedocument of trajectplan met bijvoorbeeld een logboek, tussentijdse evaluatie of presentielijsten, en bij afronding een certificaat of ondertekende urenstaat.

Verder lezen

MDT-extra trajectenVarianten en intensieve begeleiding MDT-softwareWaarom een portaal beter werkt dan Excel MDT-vaststelling aanvragenTermijnen, formulier en bijlagen De 85%-norm bij MDTAfgeronde trajecten bewaken MDT-deelnemersregistratieVerplichte gegevens per jongere MDT ControlHet portaal voor MDT-administratie

Bronnen: Accountantsprotocol behorend bij de Subsidieregeling MDT, aanvraagtijdvak 2025 en 2026 (COPRO 26000, definitief 13 oktober 2026); Accountantsprotocol MDT 2023 en 2024 (COPRO 23032 B) en het addendum daarop (COPRO 25050, 17 december 2025) — gepubliceerd door de NBA. Regeling en formulieren: DUS-I. Deze pagina is een praktische samenvatting; de regeling, uw beschikking en uw accountant zijn altijd leidend. MDT Control is geen officieel systeem van DUS-I.